Mailen mit der Bürokratie…

….ist so eine Sache. Ich verstieg mich heute zu der These, dass die Angabe von Mailadressen auf amtlichen Anschreiben nur dem Zweck dient… ich greife vor.

Jedenfalls. ich anonymisier das hier mal, es ging um eine Blitzersache, in der ich meine, berechtigten Grund zum Einspruch zu haben. Da ich jetzt nicht so der Briefeeinwerfer bin und auch zu Amtssprechzeiten in der Regel arbeite, kam es mir natürlich selr gelegen, als ich sah, dass da ja auch eine Mailadresse angegeben wurde, an die man sich wenden konnte. An die schrob ich dementsprechend meine Sicht der Dinge, gab brav alles an notwendigem Datengedönse an und verschickte das über ne recht offizielle Mailaddi, die ich an sich nur für sowas nehme und die meines Erachtens nach spamtechnisch eine weiße bis reine Weste hat.

Ich erhielt…. nun, folgendes. Es machte Mut. Es kam vor allem erst zwei Tage später, was ich fälschlicherweise als ein „Ah, angekommen ists vermutlich sofort, und jetzt ists in Bearbeitung“ interpretierte.

Ihre eMail ist (…), eingegangen und wird bearbeitet.
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Hinweis:
Dieses ist eine automatisch erzeugte Antwort auf Ihre Email an ….
Diese Email ist nur zu Ihrer Information gedacht. Ihre Email hat den Empfänger erreicht.
Bitte senden Sie keine direkte Antwort auf diese Email.
Falls Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an die Adresse postmaster… .

Klingt doch gut, neh? Es kam aber nichts nach. Nur um die zwei Wochen später Briefpost. Dass ich da was geschrieben hätte, war dem nicht zu entnehmen. Ich mailte also nochmals. Folgendes (ja, steht unter CC. bedient euch.):

Sehr ….,
in obiger Angelegenheit mailte ich Ihnen am 20.6.2008, eine Bestaetigungsmail ging bei mir ein, die das Eintreffen der Mail in Ihrer Behörde anzeigte.
Seitdem habe ich keinerlei Antwort erhalten, und finde nun einen Bussgeldbescheid in meinem Briefkasten. Auf diesem werde ich erneut auf mein Einspruchsrecht hingewiesen und das wars dann auch schon.
Ich bin nun wirklich kein Freund von Ineffizienz und brauche auch nicht mit irgendwelchem Buergernaehe- und Umgangsformen-Gefasel zu langweilen, aber sowas macht mich sauer. Wenn ich mich zum Fall aeussere, dann erwarte ich zumindest, dass mir mitgeteilt wird, meine Aeusserung zur Sache habe nichts am Sachverhalt geaendert. Wenn Ihre Vordrucke sowas nicht vorsehen, dann existiert Email. Nebenbei: sowas kann man automatisieren, dafuer gibts seit einiger Zeit Computer.
Wenn das zuviel verlangt ist, rate ich Ihnen, im Sinne der Vermeidung von Missverstaendnissen die Angabe von Mailadressen auf Ihren Anschreiben zu unterlassen. Man könnte sonst auf die Idee kommen, da hinschreiben zu können oder gar eine Antwort zu erwarten. Ich hab auch ein paar Mailadressen, bei denen ich eingehende Post in den seltensten Faellen lese, aber die drucke ich nicht auf meine Anschreiben.
Gruesse,
…

Nun erhielt ich heute eine Bestätigungsmail. „Ihre eMail ist…. usw.“ Wieder mit der bereits genannten Verzögerung.

Das machte mich sauer. Ich versuchte, telefonisch wen zu erreichen, die Sprechzeiten sind aber nicht grade arbeitnehmerfreundlich. Morgen versuch ichs vielleicht trotzdem mal, ich weiss grade nur mal wieder nicht, welcher Wochentag jetzt Sprechzeiten vormittags, welcher nachmittags und welcher gar keine hatte, aber hey. Das muss man halt ausprobieren. Sauer war ich aber trotzdem.

Ich überlegte, wohin nun damit. Wenn ich an den Postmaster schreibe, erreiche ich vermutlich nur irgend ein armes IT-Schwein, der mit der ganzen Bürokratie an sich nichts zu tun hat. Der tat mir dann auch leid, den wollte ich nicht anpflaumen.

Dann fiel mir aber ein Mittelweg ein, und nun warte ich gespannt auf Antwort darauf:

Hallo,
ich weiss, dass ich an dieser Stelle vermutlich einen Techniker erreiche, der für die Angestellten der … schlicht nichts kann. Trotzdem sind Sie vielleicht genau der Ansprechpartner, den ich brauche.
Könnten Sie bei der nächsten Bestellung von Briefpapier oder dem nächsten Warten der Rechner bei der Beschwerdestelle bitte einfach diese „…@….de“-Adresse von den Briefbögen verschwinden lasen? Von den Angestellten ist offenbar niemand in der Lage, eine Email zu lesen oder zu beantworten. Die Adressangabe führt so ausschliesslich zur Verwirrung, da Angeschriebene irrtümlich davon ausgehen, man könne dort hinmailen und bekomme eine Antwort.
Ich weiss, dass das frustrierend ist, wenn man vermutlich soeben den Sachbearbeitern mit Muehe erklaert hat, wie man einen Computer anstellt. Ich war selber mal PC-Hilfskraft, ich kann das nachvollziehen.
Alternativ könnte man den Autoreply doch ändern: statt des bisherigen Textes
„Ihre eMail ist …, eingegangen und wird bearbeitet.
Hinweis:
Dieses ist eine automatisch erzeugte Antwort…“
könnnte man doch was in der Art schreiben:
„Ihre Email ist beim automatischen Email-Beantwortungsdienst des …, eingegangen. Sonst wird sie hier nie jemand zur Kenntnis nehmen oder gar beantworten. Das tut mir leid, ist aber so.
Bitte rufen sie Ihren zuständigen Sachbearbeiter unter $nummer an, bevorzugt zu $uhrzeit. Alles andere ist sinnlos.
Verzeihen Sie uns bitte auch die Angabe dieser Mailadresse auf unseren Anschreiben. Wir sind durch eine entsprechende Richtlinie der Landesregierung … gezwungen, diese im Briefkopf mit anzugeben, damit wir nicht rückständig und technikfeindlich wirken.“
Ich denke, das wäre das Beste für alle Beteiligten.
Beste Grüße,
…

Ich bin jedenfalls gespannt.